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入社式の流れとは?企業が準備すべきことについても解説

2022-03-02

入社式の流れとは?企業が準備すべきことについても解説

2022-03-02

「入社式の流れをしっかりと理解しておきたい」
「企業側は入社式までにどのような準備をすればいいの?」
こういったお悩みをお持ちではないでしょうか。

大手・中小を問わず多くの企業が行っている入社式ですが、近年では入社式の在り方について見直しを図る企業も増えています。

本記事では、入社式の流れと企業が準備すべきことについて解説します。
この記事を読むことで、入社式に必要な知識を得ることができますので、ぜひ参考にしてください。

 

入社式とは

入社式とは、企業が新入社員を迎え入れるにあたって行う式典のことです。
新入社員に自社の一員となる自覚を与え、企業理念の浸透や帰属意識を持たせることを大きな目的としています。
また、新入社員同士や先輩社員との顔合わせによって交流を深め、入社後も円滑なコミュニケーションが取れるようにといった狙いもあります。

 

入社式を行う時期

入社式は、毎年4月1日に行われることが一般的です。
多くの企業にとって4月は予算開始月(年度始め)に当たります。
そのため社会保険や税金などの手続きにおける観点から、年度始めの4月1日に入社式を行うことが通例とされています。

 

入社式の流れ

入社式のプログラムは企業によって異なりますが、一般的な流れは以下のとおりです。

①社長や経営陣によるスピーチ
②入社辞令の交付
③新入社員挨拶
④記念撮影
⑤オリエンテーション
⑥懇親会(立食や飲み会など)

それぞれの内容について、詳しく解説していきます。

 

社長や経営陣によるスピーチ

入社してくれた新入社員に対して歓迎の気持ちを伝えつつ、自社で働くうえでの心構えや企業理念について説明します。
社長からの挨拶というものは、規模が大きい会社であるほど、入社式と新年の挨拶ぐらいしかないといったケースも珍しくありません。
加えて、新入社員にとっては会社の方向性やあり方などについて初めて聞く機会です。
「これから一緒にがんばっていこう」や「戦力となってくれることを期待している」といった前向きな言葉を伝えると、新入社員のモチベーションアップにも繋がるでしょう。

入社式01

入社辞令の交付

雇用主から新入社員に対して、採用や配属先の決定を通知する公式文書(すなわち入社辞令)を手渡しで交付します。
入社辞令の交付は法律で義務化されている行事ではないため、必ずしも行う必要はありません。
しかし、入社辞令の交付をもって新入社員は企業の一員となることを強く実感し、気持ちも新たに引き締まるものです。

 

新入社員挨拶

企業によってやり方は異なりますが、新入社員が自己紹介を兼ねた挨拶を行います。
ひとりずつ祭壇に上がって挨拶を行うのもいいですし、人数が多い場合はあらかじめ指名しておいた新入社員に代表者としてスピーチを任せるのも一案です。

 

記念撮影

新入社員や社長、役員が並んで記念撮影を行います。
主役である新入社員を取り囲むのか、または社長や役員を中心に配置するのか、それぞれの企業ごとの社風によって立ち位置を決めるとよいでしょう。

 

オリエンテーション

入社式がひととおり終わった後、就業規則の確認や今後の流れなど業務に関する説明会を行います。
オリエンテーションは仕事への理解を深めてもらうことを目的としており、企業側から説明が終わったのちに新入社員からの質疑応答を受けるといった形が一般的です。
また、オリエンテーション後にそのまま実務研修の時間を設ける企業もあります。

 

懇親会(立食や飲み会など)

入社式の締めくくりとして、懇親会を行う場合が多いです。
食事やドリンクを通じて新入社員同士の交流を深め、また先輩社員との交流を深めることで、その後の実務においてもスムーズなコミュニケーションがとりやすくなります。

企業側としては新入社員へのおもてなしの気持ちを忘れずに、緊張がほぐれるような環境づくりを提供することを心がけましょう。
新入社員のみなさんが「これから会社で働くのが楽しみ」「いい雰囲気の会社で安心した」と思ってもらえることで、長期的に会社の利益にも繋がることでしょう。

 

入社式までに企業が準備すること

会場の手配や事務手続きなど、入社式までに企業が準備することについて解説します。

入社式02

会場手配

会場は社内のホール・会議室が基本となりますが、参加者の人数や式の内容によってはホテルや貸し会議室を利用することもあります。
また、もし入社式終了後に親睦会を行うのであれば、飲食のケータリングや宴会場の予約も検討しましょう。

外部の会場を利用する場合の注意点として、同じ時期に入社式を行う企業も多く予約が集中しやすい点が挙げられます。
そのため、遅くとも入社式の数ヶ月前までには会場を確保しておくことが望ましいといえます。

 

プログラム作成

入社式のプログラム(式次第)を作成することも大切な準備のひとつです。
新入社員に向けたメッセージや社風への理解など、具体的にどのようなことを新入社員に伝え感じ取ってもらいたいのかを定めます。
入社式をいわゆる「形式的なもの」として開催するのも問題ありませんし、立食を挟んだり会場への家族同伴を許可するなど、新入社員の記憶に残るようなユニークなアイデアを取り入れてみることもおすすめです。

 

資料作成

当日に配布する資料がある場合、事前に書類の作成が必要となります。
たとえば、業務規則に関する書類や入社辞令書、業務マニュアルなどがあたります。

 

案内状の送付

新入社員に入社式に関する案内状を送付します。
式次第はもちろん、当日の服装や必要なものを記載しておきます。
従来のように手元に残る封書やハガキもよいですし、近年ではメールで送付する企業もめずらしくありません。
発送する時期としては、入社式の1ヶ月前程度が適切とされています。

 

まとめ

入社式の流れと企業が準備すべきことについて解説しました。
社会人としての第一歩となる入社式に対して、緊張や不安を抱く新入社員は少なくありません。
企業側としては新入社員を歓迎する気持ちを示しつつ、入社式の目的や新入社員に伝えたいことをあらかじめ明確に定めておきましょう。
本記事を参考に、より効率的で有意義な入社式を開催できるよう願っています。

 

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