採用活動終了後には、内定者に対しさまざまな書類が必要になります。内定通知書もその一つ。ですが、似たような書類として採用通知書や内定証書、労働条件通知書などもあり、それぞれ内容や内定者に送るタイミングは異なります。
 
今回はそんな採用における書面の中から、「内定通知書」にスポットを当てて、その役割や発行する上で気を付けるべき点などについてご紹介します。後半では内定通知書の無料テンプレートをご紹介しますので、ぜひご活用ください。
 
 

内定通知書とは

内定通知書とは、採用試験を経て、企業が最終的に採用を決めた候補者に対して内定の旨を伝える書類です。内定通知書は、単に採用の通知を意味するだけでなく、企業が内定を出したことに対する証拠書類としても取り扱われます。
 
内定通知書は法的に必ずしも交付しなければならないものではないため、交付の有無や内容に関しては、企業の判断に委ねられます。また通知の方法は書面のほか、直接もしくは電話にて口頭で伝えたり、メールで伝えたりすることも可能です。
 
しかし、後のトラブル回避のため、現在多くの企業において内定通知書の送付が行われています。
 

内定通知書の意味・目的

内定通知書はトラブルの回避の目的のほかにも、重要な役割を担っています。候補者が万が一複数の企業から内定を得ていた場合、他社より先に内定通知を行うことで、内定者の中での企業の位置付けを高めておくことができるのです。
 
内定通知書には、回答期限を設けることなども可能なため、こうした動きをライバル企業に先駆けて行えることは有利に働くでしょう。
 
 

内定通知書と混同されがちな書類

内定通知書のほかにも、採用後に内定者に交付する書類がいくつかあります。今回は、内定通知書としばし混同されがちな「採用通知書」と、同じタイミングで送ることも多い、「労働条件通知書」について違いを解説します。
 

内定通知書と採用通知書の違い

企業が求職者に対して、正式な採用を通知するための書類を採用通知書と呼びます。採用通知書も内定通知書同様、法的な意味は持たないため、企業によって扱いはさまざまです。
 
たとえば採用の決定後、すぐに採用通知書で採用の連絡をし、その後、内定通知書で正式な内定を通知するというケースもあれば、内定通知書と採用通知書を分けず、どちらか一方だけの書類が送付されるケースもあります。そして、このような場合の書類の名称として、採用内定通知書という表記が使われることもあります。
 

内定通知書と労働条件通知書の違い

内定者に労働条件を通知する書類を労働条件通知書と呼びます。労働条件通知書は、内定通知書や採用通知書とは違い、企業には法的に交付の義務が課されているものです。必ず入社日までに候補者の手元に届くように送る必要があります。
 
雇用契約が成立する内定時に内定通知書と一緒に送付されることが多いです。同じタイミングで送る場合、内定通知書に労働条件を加え、労働条件通知書と同一の書類できないかと考えがちですが、それはNG。きちんと労働基準法で定められた項目を網羅した上で、労働条件通知書として、別途書類を作成する必要があります。
参考：厚生労働省
https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/faq_kijyunhou_4.html
https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/roudoujouken01/index.html
 
 

内定通知書の内容

内定通知書に記すべき項目は、おおむね以下のとおりです。
 

• ●日付
• ●企業情報
• ●内定の通知
• ●入社日
• ●同封の書類
• ●提出が必要な書類と期限
• ●内定取り消し事由
• ●採用担当者の情報

 
内定通知書に同封される書類としては内定承諾書、誓約書、身元保証書、労働通知書などが挙げられます。この中で、入社までに提出が必要な書類は内定承諾書、誓約書、身元保証書など。
 
内定通知書を送付した段階で内定者との間には、雇用契約が成立するため、内定通知書には、内定取り消し事由も忘れずに記しておく必要があります。内定通知書送付後には、どのような理由があっても、企業の独断では内定取り消しはできないため、注意が必要です。
 
 

内定通知書を送付するタイミング

内定通知書を送付する時期に明確な決まりはありませんが、一般的には最終面接の日から10日前後を目安に送付されることが多いです。ライバル企業に差をつけるためにも、スピード感を持って通知を行うのが望ましいでしょう。
 
しかし、2022年現在、政府の要請により、新卒者の採用については内定通知のタイミングにガイドラインがあります。新卒者に内定を通知ができるのは「卒業・修了年度の10月1日以降」と定められているため、入社の前年度に新卒採用者を決定した場合には、採用を行った年の10月1日以降にならなければ、内定通知書を送付できません。
参考：内閣官房『就職・採用活動に関する要請』
https://www.cas.go.jp/jp/seisaku/shushoku_katsudou_yousei/index.html
 
 

内定通知書の無料テンプレート5選

内定通知書として使える便利なテンプレートが無料でダウンロード可能なサイトを5つご紹介します。
 

ビズ研

シンプルなテンプレートが2つ掲載されています。自社に合わせてアレンジしやすいフォーマットです。
https://biztemplatelab.com/template/saiyoutuuti/
 

BOXIL

4種類のテンプレートが載っています。出社時の概要や代表取締役の名前入りなどが選択できるため、必要に応じて選びましょう。
https://boxil.jp/mag/a2010/
 

［文書］テンプレートの無料ダウンロード

簡潔に書かれたテンプレートでアレンジもしやすそうです。一緒に採用通知書のテンプレートも載っているため、2つ発行する場合には、どちらもこのサイトからダウンロードして使うことができます。
https://template.k-solution.info/2007/03/01_word_1_16.html
 

HirinGeek by Wantedly

一般的なテンプレートが載っており、アレンジにも適しています。サイトには各項目の詳しい説明も載っているので、参考になるでしょう。
https://www.wantedly.com/hiringeek/recruit/joboffer_template/
 

bizroute

新卒採用のケースだけでなく、中途採用の場合の内定通知書も掲載されています。また、内定承諾書、誓約書、身元保証書といった関連書類のテンプレートなども便利に使えそうです。
https://bizroute.net/naitei.html
 
 

まとめ

内定通知書について解説してきました。法律上、必ずしも発行しなければならない書類ではないので、発行の決定や内容、送付のタイミングなど、企業によって扱いはさまざまです。
 
しかし、内定通知書を送付すると、正当な理由のない取り消しは無効になるため、発行の決定は慎重に行う必要があるでしょう。ぜひ今回ご紹介したテンプレートを活用し、スムーズな採用活動につなげてください。
 
 

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