本来のオフィスから離れた場所で仕事をする、テレワーク。オフィスで仕事をする場合と同様に業務を遂行するには、テレワーク用のITツールの利用が不可欠です。
たとえば、社員同士が離れた場所からでも会議を行えるWeb管理ツール、社員の勤怠状況を把握し、集計できる勤怠管理ツール、離れた場所からも社内の共有ファイルにアクセスできる、ファイル共有ツールなどがあります。
この記事では、テレワークや在宅勤務に必要となる、代表的なツールの特徴を解説し、おすすめツールをご紹介します。

 

Web会議ツール

Web会議ツールとは、PCやタブレット、スマホなどの端末から、画面越しに会議を行えるツールです。たくさんの種類があり、料金体系も無料のものから、有料のものまでさまざまです。

詳細なニュアンスが伝わりにくい、電話やメールと違い、表情やジェスチャーが読み取れるため、業務の円滑な遂行に役立ちます。現在テレワークを取り入れている多くの企業で、大切なコミュニケーション手段の一つとして導入されています。

 

Zoom

世界的シェアを誇るWeb会議ツールであるZoom。アプリをダウンロード後、すぐに使用でき、会議の主催者（ホスト）がアカウントを登録すれば、他の参加者は登録不要で会議に参加できます。
人数や時間に制限のある無料プランと、複数のホストを設定できたり、クラウド上に記録を残せたり、文字起こしが自動でできたり、といった機能が加わった有料プランが選択できます。
参考サイト：https://zoom.us/
 
 

勤怠管理ツール

社員がそれぞれ離れた場所で勤務することになるテレワークでは、勤務の実態を把握するための勤怠管理ツールはマストです。勤怠管理ツールの利用によってきちんと業務が遂行されているか、また適切な労働時間の中で勤務できているかの可視化につながります。
勤怠管理ツールの基本機能として就業日数、勤務時間、残業時間などの記録ができます。さらにGPSを利用して営業履歴を記録することができる機能や、勤怠の記録を集計し、給与ソフトと連携できる機能が加わったものもあります。

 

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理はリーズナブルな価格設定（月200円〜）が魅力の勤怠管理ツールです。さまざまな就業形態に対応していおり、ツール内で、出勤や休暇の申請が可能。勤怠管理業務の効率化に役立ちます。
参考サイト：https://jobcan.ne.jp/
 
 

ビジネスチャットツール

従業員同士の手軽なコミュニケーション手段として、PC、タブレット、スマホなどからリアルタイムで文字のやり取りができるビジネスチャットツールはとても有効です。
1対1のやり取りのほか、複数人でのグループチャットにも対応しており、文字のやり取りだけでなく音声での通話や、クラウド上でのファイル共有も可能です。その他、メールとの連携機能や、タスク管理機能など、複数の機能が備えられており、どれも手軽に利用しやすい点が魅力です。

 

LINE WORKS

個人向けSNSでもおなじみのLINEのビジネスバージョン。基本操作は個人向けの仕様と同様であるため、ビジネスチャットツールの利用に不慣れな人でも使いやすいツールと言えるでしょう。社内のみならず、客先とも連絡が取りやすいため、営業活動にも利用することができます。
参考サイト：https://line.worksmobile.com/jp/
 
 

ファイル共有ツール

ファイル共有ツールとは、ネットワークを利用して、社外のPCなどから、社内や契約しているサーバーなどに保存されたファイルにアクセスできる仕組みのことです。テレワーク実施時には、従来のオフィスワークのような紙ベースでの情報共有ができなくなります。
紙の資料や書類は速やかにデータ化し、共有ファイルに保存することが大切です。機密性の高いデータに関しては、十分にセキュリティ面の配慮を行う必要があるでしょう。

 

Dropbox

Dropboxは他社のサービスとの情報共有や管理に長けたファイル共有ツールです。たとえばZoomやSlackなどとも、スムーズに連携できます。
Dropboxでは資料の共有のみならず、作成や編集にも役立ちます。3種類のバリエーションがあり、個別利用にはProfessional、チームでの利用に場合にはStandardやAdvancedプランがおすすめです。
参考サイト：https://www.dropbox.com/ja/
 
 

リモートアクセスツール

リモートワークにおいて最大の懸念事項は、情報漏えいのリスクでしょう。セキュリティの保護はテレワークの要です。
万が一の際に、オフィス外からすぐに社内のイントラにアクセスできるよう、リモートアクセスツールを導入しておくのが安心です。コスト面で負担が少ない、月額利用が可能なツールとして、厚生労働省からも、リモートデスクトップ方式、VPN方式のサービス、やSaaSが推奨されています。

 

TeamViewer

世界最大級のリモートアクセスツールであるTeamViewer。高い利便性と、幅広い用途に活用できる点が世界中の企業から支持されています。ネット環境が不安定な場合でも、高度なセキュリティを保った状態で遠隔操作が可能な点も魅力です。
参考サイト：https://www.teamviewer.com/ja/
 
 

プロジェクト管理ツール

特にマネージャークラスにとって、他社との共同プロジェクトを行う場合や、いくつかのプロジェクトを同時進行しなければならない際に、メンバーの進捗状況の把握は必須となるでしょう。進捗だけでなく、原価やメンバーのタスク管理なども併せて行なえる、プロジェクト管理ツールは大変便利です。

 

Asana

Asanaは、世界的に有名なプロジェクト管理ツールとして知られています。テレワークの際には、プロジェクトの管理やフォロー、チームの目標達成が計画通りに進んでいるか、瞬時に確認できます。
また、多くの連携サービスもラインナップされており、たとえばビジネスチャットツール上で行なえるタスクの共有などは、とても便利な機能です。
参考サイト：https://asana.com/ja
 
 

社内情報共有ツール

社内情報共有ツール（ナレッジ共有ツール）を利用すると、社内の他のメンバーの進捗状況を把握することができます。今現在行っている業務のほか、クライアント情報や、過去の実績などの確認も可能です。
社内情報共有ツールは、各社からさまざまなサービスが展開されており、料金体系も無料のものから、有料のものまであります。必ず業務内容にマッチした社内情報共有ツールを選ぶようにしましょう。

 

Confluence

ドキュメントの作成や、議論などの機能が1カ所に集約されたConfluence。会議の議事録を作る目的から、マーケティングプランを練る目的まで、幅広い用途に使用できます。
ドキュメントには、メンバーが自由にコメントを入力することもでき、ツール内での意見交換にとても有効。G mailやSlackなどといった他社製品とカスタマイズして利用できるが点も魅力です。
参考サイト：https://www.atlassian.com/ja/software/confluence
 
 

グループウェアツール

業務のサポート機能全般を総合的に備えたものが、グループウェアツールと呼ばれます。たとえば必須のWeb会議ツールやビジネスチャットツール、勤怠管理ツールに加え、プロジェクト管理ツールやファイル共有ツールなど、多くの機能を有している点が特長です。一つのツールの中に、一括して機能が入っているため、互換性もあり、運用が楽にできる点が魅力です。

 

サイボウズ

サイボウズ社のグループウェアツールには２種類あり、ユーザー数が300人以上の場合はサイボウズ ガルーン、300人以下の場合は、サイボウズ Officeに分類されます。
日々の業務に必須のメールやスケジュール管理機能をはじめ、ファイルの管理やプロジェクト機能などの便利なツールが多数含まれています。ツール同士の互換性の有無に悩まされることなく、どの機能もスムーズに利用できる点がメリットです。
参考サイト：https://cybozu.co.jp/products/
 
 

まとめ

テレワークに欠かせない、ITツールについて解説してきました。たくさんの種類がありますが、まずは各ツールの特徴を把握しつつ、自社の業務内容にマッチしたサービスを選ぶことが大切です。多くのサービスでは、無料のトライアル期間を設けているため、実際に利用した上で、導入の判断を行うとよいでしょう。ぜひ本文を参考に、自社に最適なツールを探してみてください。
 
 

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