新卒の採用活動が終わり、内定者が決定すると、人事も一段落ですよね。ですが、ここから採用した学生が無事入社するまで、しっかりフォローを行っていく段階に入ります。
 
内定から入社までの数ヶ月間は、内定者となるべくこまめにコミュニケーションをとりたいものです。その一つの大きな区切りとなるのが内定式。内定式は入社前に内定者と企業、そして内定者同士をつなぐ重要な役割を果たします。
 
内定式で内定者に授与する内定証書もとても大切です。内定者は内定証書を一人一人手渡しされることによって、改めて4月から働くイメージを具体的にし、企業から大切な人材として扱われていることを実感するのです。
 
今回は内定式において必要となる内定証書の役割や様式について詳しく解説。また後半では、内定証書の文章としてそのまま使える便利なテンプレートもご紹介します。
 
 

内定証書とは

内定証書とは、通常内定式で企業から内定者に渡される書類です。内容としては企業の採用試験に合格し、入社を認める旨が簡潔に記されています。
 
企業は必ずしも内定式で内定証書を発行する必要はありません。しかし内定者にとっては、内定証書を授与されることで、自身がこれから企業に入社し、一員として働いていくことへの実感が湧きやすくなります。
 
また、証書という形で手元に企業から歓迎の印が残ることで、入社までの高いモチベーションの維持にも効果的です。
 
 

内定証書の様式と記載内容

内定証書は、採用後に発行される内定通知書とは違い、内定式のタイミングで必要になります。
 
様式には特定の決まりはなく、企業で自由に決めることができますが、内定式では、会社代表から、内定者に一人ずつ手渡しで授与されるもの。多くの企業では、用紙には厚手の賞状用の紙が用いられています。
 
サイズはA4サイズが基本となりますが、賞状用紙のA4は一般的な事務用サイズ（297×210mm）より一回り大きい（310×218mm）ため注意が必要です。
 
内容に関して、一般的に書かれていることが多い情報としては、以下のものが挙げられます。
 

1. ● 内定者の名前
2. ● 採用決定日
3. ● 採用試験に合格した旨
4. ● 入社日
5. ● 企業情報

 
 

内定証書と内定通知書の違いとは

「内定証書」とよく混同されがちな書類に「内定通知書」があります。しかしこの２つは、全く別の意味で使われます。
 
「内定証書」とは主に内定式で、企業の代表から内定者に渡される、賞状形式の書類です。内定証書には採用試験に合格し、内定が決定した旨が簡潔に記されています。
 
一方、「内定通知書」とは採用が終わった後に、企業から内定者に内定を通知する書類です。通常書類はレター形式となっており、挨拶文にはじまり、採用が決定した旨、その他企業情報などが記載されています。
 
 

内定証書の渡し方

企業の内定式は、毎年10月1日に開催されることが最も多いです。これは夏頃までに内定が出揃った学生が、再び就職のことを意識し直すのにも最適なタイミングだとも言えるでしょう。
 
内定証書の授与は双方の意思確認の意味も込められています。企業にとっては採用意思を、学生にとっては入社の意思を、入社前に改めて確認し合う目的があるのです。
 

内定式のスケジュール

以下では具体的に内定式のスケジュールのモデルをご紹介します。内定証書を渡すタイミングについて、参考にしてみてください。
 
開会
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社長や役員の挨拶とスピーチ
社長や役員からの挨拶の後、スピーチが行われます。スピーチでは企業理念や目標、将来のビジョン、新入社員に期待することなどが語られます。
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★内定証書の授与
内定者が少人数の場合は、社長自ら内定者に一人ずつ内定証書を手渡しします。内定者が多い場合は、内定者の中から一人代表者を決めておき、その代表者に授与します。
　
事前に内定者には式で内定証書の授与がある旨、説明しておくとスムーズです。もし、授与の後に答辞の流れがある場合には、その代表者もなるべく早めに決めておきましょう。
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内定者の自己紹介
内定証書授与の後、内定者は一人ずつ自己紹介を行います。話す内容は自由ですが名前と出身地、出身校のほか趣味や特技、また入社後の豊富などを語ってもらうといったパターンが定番です。
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内定者同士の懇親
内定者懇親会は、内定式と同時に行われることが多いです。同期となる内定者同士でコミュニケーションが取れる機会で、気の合う仲間が見つかればモチベーションも上がります。また懇親会と同時に先輩社員との交流会を行なうケースもあります。
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入社までの手続きなどの説明
入社までの詳しいスケジュールや、4月の入社日当日のことなどを伝えます。また内定式において、内定承諾書などの書類の提出手続きも同時に行うことができます。
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閉会
 
 

内定証書作成に役立つ無料テンプレート

内定証書の文言として、無料で使える便利な例文が載っているサイトを4つご紹介します。
 

デジタル表彰状印刷

10パターンの例文が載っており、自社のイメージにマッチした文章が見つかりやすいです。サイトからそのまま内定証書の印刷を注文することもできます。
https://www.toyo-pri.jp/bunrei/bunrei17.html
 

表彰状.com

4パターンの例文が掲載されています。証書のフレームに文字が入った状態で確認できるので、より具体的なイメージがしやすいでしょう。印刷を注文する際は、納期が一目で確認できる点も便利なサイトです。
https://www.hyoshojo.com/cat/h-08.html
 

プロポータルコンサルタント

内定証書の基本文が掲載されています。内定証書以外の例文も、ビジネスの多くのシーンで活用できそうです。
http://www.proportal.jp/syoumeisyo/syoumeisyo7.htm
 

SASAGAWA

さまざまな賞状の文章が掲載されています。テンプレートはダウンロードしてそのまま使用可能です。
https://www.sasagawa-brand.co.jp/download/label/l_syousyo_t.html
 
 

まとめ

内定証書について解説してきました。発行は義務ではないですが、内定者にとっても、企業側にも多くのメリットのある内定証書。内定式を行う場合には、ぜひ内定証書授与の流れも組み込んで、4月から一緒に働く内定者に歓迎とサポートの意を示しましょう。
 
 

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