社内イベントの現場では、開催直前になってプログラムの変更や演出の修正が発生することは珍しくありません。多くのイベント会社がその対応に追われる中、株式会社オージャスト代表の金功勇は「直前の変更は、むしろ歓迎すべきことだ」という独自の考えを持ちます。なぜ変更を恐れないのか。そしてその姿勢が、どのようにして「最高の企画」へとつながるのか。代表に話を聞きました。

 

「変更が来たとき、チームが前向きかどうかが問われます」

イベントの企画・制作・運営の現場では、クライアントからの変更依頼が直前に届くことは日常茶飯事です。しかし、それを「困ったこと」と捉えるか、「より良くなるチャンス」と捉えるかで、チームの動き方もアウトプットの質も大きく変わります。オージャスト代表の金功勇は、その点について率直に語ります。

「変更が来たとき、担当者の顔が曇ってしまうチームと、『了解です、どう対応しましょうか』とすぐに動き出せるチームとでは、最終的な仕上がりに大きな差が出ます。私たちは、後者であり続けることをとても大切にしています。」

代表がこうした考えに至ったのは、これまで社員総会・キックオフ・表彰式・懇親会など、多種多様な社内イベントを手がけてきた経験の蓄積があります。たとえば、社員総会の現場では、第1部の事業報告・表彰式と第2部の懇親会との間でレイアウトや座席配置をガラリと変え、6時間に及ぶ長丁場のイベントに緩急をつけるという演出を実施してきました。こうした現場で鍛えられた対応力が、「変更を歓迎する」文化の土台になっているといいます。

 

変更対応を「コスト」ではなく「投資」と捉える理由

多くの企業では、直前の変更は工数増加・コスト増につながるリスクとして認識されています。しかし代表は、その見方を根本から問い直すべきだと話します。

「変更が生まれる理由を考えてみると、クライアントがイベントをより良くしたいという強い意志の表れであることがほとんどです。参加者に最高の時間を届けたい、もっと伝わる演出にしたい――そういう想いから変更が来る。だとすれば、私たちがその想いに正面から応えることは、当然のことだと考えています。」

代表はさらに続けます。「もちろん、変更にはしっかりとした段取りと技術が必要です。場当たり的に対応するのではなく、変更が来ても柔軟に動けるよう、企画の初期段階から余白を設計しておくことが重要です。私たちが直前の変更に対応できるのは、準備の段階でそのための仕組みを作っているからです。」

この「余白を設計する」という発想は、オージャストの企画プロセスの根幹にあります。完璧に固めすぎた設計は、変更が入った途端に崩れやすい。一方で、ある程度の柔軟性を持たせた設計であれば、変更をむしろ取り込んで進化させることができます。代表はこれを「投資としての余白」と表現します。

 

クライアントとの信頼関係が、変更を「連携」に変える

直前の変更に対応するためには、チーム内の体制だけでなく、クライアントとの関係性も重要な要素です。代表は、変更対応の質はクライアントとの信頼関係の深さと比例すると語ります。

「変更が来たとき、クライアントの担当者が『申し訳ないけれど……』と遠慮しながら連絡してくるか、『ちょっと変えたいのですが、どう思いますか？』と相談してくるかで、関係性の質がわかります。後者の関係を作れているとき、私たちは一番良い仕事ができます。」

オージャストでは、社員総会やキックオフ、表彰式といった大型の社内イベントを手がける際、企画段階から担当者と密にコミュニケーションを取りながら進めます。ポルシェジャパンのクリスマスパーティーでは「社員同士のコミュニケーションを活性化させたい」というクライアントの想いを丁寧に受け取り、全員参加型のクイズゲームやプレゼント企画などを組み込んだイベントを実現しました。こうした事例でも、途中での調整や変更は当然のように発生しています。

「変更を気軽に相談してもらえる関係性を作れているからこそ、クライアントの本当にやりたいことが引き出せます。最初の企画書に書いてあることが正解とは限りません。何度も対話を重ねる中で、本当に届けたい価値が見えてくることがほとんどです。」

 

「完成度」より「完結度」――当日まで磨き続ける姿勢

代表の言葉の中で印象的なのは、「完成度」と「完結度」の違いについての考え方です。一般的にイベントの品質は「完成度」で語られることが多いですが、代表は「当日に完結したかどうか」の方が本質的だと話します。

「完成度を高めることはもちろん大切です。でも、完成したと思った企画を、より良い変更によってさらに磨くことをためらわない姿勢の方が、もっと大切だと考えています。当日、参加者が『来てよかった』と思える瞬間を作れたかどうか、それが私たちにとっての『完結』です。」

この考え方は、オンラインイベントの現場でも同様に発揮されています。看護学テキスト『グラフィカ』の創刊20周年記念オンラインイベントでは、一週間にわたって25件ほどのコンテンツを制作・配信し、参加者同士が交流できるオンライン空間も構築しました。期間中には進行に応じた細かな調整が繰り返されましたが、最終的に約2,000名が参加する大規模なイベントとして完結しています。

「オンラインであっても、リアルであっても、参加者の体験を最優先に考えると、当日まで変更が続くのは自然なことです。私たちは、それを当たり前のこととして受け入れられるチームでいたいと思っています。」

 

「歓迎する文化」を組織に根付かせるために

「直前の変更を歓迎する」という文化は、代表一人の心がけだけでは実現しません。組織全体がその価値観を共有していなければ、現場は疲弊するだけです。代表は、この文化を組織に根付かせるために意識していることについて、率直に話してくれました。

「変更に対して前向きでいられるかどうかは、チームメンバーがイベントの目的や意義をしっかり理解しているかどうかにかかっています。『なぜこのイベントをやるのか』『誰のために何を届けるのか』という根っこの部分を共有できていれば、変更が来ても『目的に沿っているか』という視点でスピーディに判断できます。目的が曖昧なまま進むと、変更が来るたびに迷ってしまいます。」

代表はさらに、メンバーへの関わり方についても触れました。「私は、変更への対応を頑張ったメンバーをしっかり評価することを大切にしています。変更を丁寧に処理して、より良いアウトプットにつなげた仕事は、最初から順調に進んだ仕事と同じか、それ以上に価値があると思っています。そういった姿勢を組織として示し続けることで、文化は少しずつ育っていきます。」

また、クライアントとのコミュニケーション設計についても、組織文化と切り離せないと語ります。「変更が来たとき、担当者が一人で抱え込まずに済む体制を作ることも重要です。相談しやすい環境、情報を共有できる仕組み、判断を速やかにできる権限委譲――こういった組織の土台があってはじめて、変更を歓迎する文化が機能します。」

 

まとめ

今回の取材を通じて、オージャストの代表が「直前の変更を歓迎する」という姿勢を持つ背景には、単なる対応力の高さだけでなく、イベントの目的への深い理解と、クライアントとの信頼関係、そして組織文化への継続的な投資があることがわかりました。

変更は「リスク」ではなく「より良くなる機会」である――。この考え方は、社員総会・キックオフ・表彰式・懇親会・オンラインイベントなど、さまざまな社内イベントの現場で積み重ねられた経験から生まれたものです。

代表は最後にこう話してくれました。「私たちがやっていることは、クライアントと一緒にイベントを完成させていくプロセスそのものです。最初の企画が100点でなくても、対話と変更を重ねながら、当日に最高の形にする。そのプロセスを楽しめるチームでいることが、私たちの一番の強みだと思っています。」

取材・文：オージャスト編集部

 

社内イベントの企画・運営はオージャストにおまかせください

オージャストは、社員総会・キックオフ・表彰式・懇親会・社員旅行など、幅広い社内イベントの企画・制作・運営を支援しています。直前の変更にも柔軟に対応できる体制と、クライアントとの丁寧な対話を大切にしながら、参加者一人ひとりが「来てよかった」と感じられるイベント体験を追求しています。社内イベントの企画や運営についてお困りのことがあれば、ぜひオージャストにご相談ください。