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コロナ禍でもできる!社内イベント「オンライン送別会」

2021-02-22

コロナ禍でもできる!社内イベント「オンライン送別会」

2021-02-22

コロナ禍の最中でも、会社では社員の退職や転職、出向などがあります。このような場合には送別会を行う会社もありますが、「コロナだから送別会を行うのは申し訳ないけど難しい……」そのように思われる方も少なくありません。しかし、これまで仕事をしてきた方に対して、送別会を行わずに見送るというのはそっけないのではないでしょうか。

 

そこで今行われているのは「オンライン送別会」です。オンラインで送別会を行えば感染リスクがなくなりますので、安心して感謝の気持ちとともに社員を送り出すことができるでしょう。

 

本記事では、オンライン送別会の流れや代表的なギフトについてご紹介します。

 

オンライン送別会の事前準備

 

まずオンライン送別会とは、Zoomなどのオンライン通話サービスを利用して行う送別会のことです。家にいながら気軽にできますので、手軽に実施できる点が魅力です。

 

オンライン送別会で必要な準備は以下の5点になります。

 

1. 開催日時の決定
2. 招待メールを送付
3. お祝いの準備
4. 進行内容の決定
5. 費用回収

 

つまり、基本的な流れはオフラインの一般的な送別会と同じです。違いがあるとすれば、まずお祝いを渡すタイミングです。通常の送別会なら送別会当日に誰かから手渡しするのが一般的ですが、オンライン送別会の場合は当日に直接手渡しすることができません。

 

そこで、あらかじめ渡しておく、送別会の最中にお祝いが届くように送っておく、といった方法が一般的です。次に、進行内容もおおまかにはオフラインの送別会と同じなのですが、たとえば幹事が話す際には他の人のマイクを切っておかないと流れが止まってしまう可能性があります。

 

幹事以外が勝手に会話を始めてしまうような場合はもちろんですが、不意に環境音などが入ってくる可能性があります。そのためマイクをオフにするタイミングなどあらかじめある程度決めておいて、要綱をきちんと周知しておき、スムーズな進行ができるよう事前に準備をしておく必要があります。

オンライン送別会を楽しもう!

 

オンライン送別会を無難な流れで進めても良いのですが、ちょっとした工夫を入れるとより楽しめます。

 

具体的には、以下のようなものが挙げられます。

 

 送別される人と仲が良かった人をゲストで呼ぶ
 送別される人の家にスペシャルフードを送る
 オンライン飲み会などで流行っているゲームを行う
 背景で感謝の気持ちなどを伝える

 

まず別部署や社外からサプライズゲストを呼ぶという方法があります。これはオフラインの送別会でも行われることですが、オンラインならば遠方の方でも参加してくれやすい大きなメリットが存在します。

 

次にお祝いとは別に、主役の家にスペシャルフードを送るという方法もあります。ただし、これは送迎会中のタイミングが大事ですので、業者の方と「携帯で連絡したらサプライズで入ってください」などと綿密に準備しておく必要がありますので注意しましょう。

 

オンライン飲み会のゲームを取り入れている会社も多いです。

ただし単にゲームをするだけだと送別会との関連性がありません。そのため、たとえば主役のことをクイズにして思い出を共有したりなど主役にスポットライトが当たるゲームの方がウケが良いでしょう。

 

最後に、参加者の背景で感謝の気持ちを伝えるという方法もあります。背景を主役への感謝の気持ちで統一するなどすれば、感謝の意が伝わります。

 

お世話になった方へ贈りたいギフト

 

送別会のメインと言えば、ギフトでしょう。具体的には、寄せ書きやオンラインで送れるギフトサービスなどが望ましいでしょう。

 

寄せ書き

まず寄せ書きに関しては、以下のようなサービスがあります。

 

■yosetti
https://www.yosetti.com/

 

オンライン上でデザイン色紙を選び、そこにテキストを入力する仕組みです。これなら寄せ書きを回して記載する必要がなく、コロナの感染リスクもありませんので重宝されています。

 

ギフト

次に、ギフトを贈るサイトには以下のようなものがあります。

■giftee
https://giftee.com/about
■RING BELL
https://www.ringbell.co.jp/ringbell/contents/ef-gift/
■Giftmall
https://giftmall.co.jp/

 

gifteeはオンラインから贈る側がギフトを選択し、注文します。その後ギフトを受ける側にメールが送られてくるので、店舗受け取りや配送などの受け取り方法を選択します。贈る側に受け取る側の住所を教える必要がなく、また商品だけでなくマッサージなどのサービスも販売されています。

 

RING BELLはメールでギフトを贈るサービスです。贈る側はカタログからギフトを選択して注文します。その後受け取る側にメールが送信され、受け取る側はメールからフォームに従って受け取り方法等を選択します。

 

Giftmallはギフトが豊富に揃えられたサービスです。住所を知らない相手にも、上記と同じ仕組みでギフトを贈ることが可能です。

 

いずれも住所を知らない相手に手軽にギフトを贈れるという点で共通しているので、コロナ禍でのオンライン送別会のギフトには最適でしょう。

番外編:サプライズムービー

オンライン送別会では、みんなが画面に向かっているのでサプライズムービーを流しやすいというメリットがあります。サプライズムービーはアプリで作ることも可能で、より動画のクオリティを上げたい場合はプロに依頼すると良いでしょう。

今はアプリも豊富で個人的に外注に依頼するのも簡単なので、手軽にサプライズムービーを作れるようになっています。

 

事前準備やギフトの用意などはお任せください!

 

今回は「オンライン送別会」についてご紹介しました。

 

株式会社オージャストでは、オンライン送別会の企画・プロデュースも行っております。
ギフトの手配やサプライズムービーの制作もお任せください!
もちろんご相談は無料!お気軽にお問い合わせください。

 

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