上場は企業にとって大事な節目であり、社員にとっても記念すべき一大イベントです。
上場が承認された後には、ほとんどの企業が「上場記念パーティー」を開催していますが、準備の大変さゆえに幹事への負担が大きくなりがちです。
そこで本記事では、上場記念パーティーまでに準備すべき11項目をまとめましたので、式典当日までにスムーズに準備を進められるよう参考にしてください。

 

準備期間は上場承認日から約1ヶ月しかない

上場承認日から上場日当日までの期間は「約1ヶ月」しかありません。
その間に仕事を止めることはできませんから、通常業務と並行して上場記念パーティーの準備を進めていく必要があります。
そのため準備すべき項目を事前に把握しておくことが、当日の進行をスムーズに進めるためのカギとなります。
 

上場記念パーティーまでに準備すべき11のこと

本章では、上場記念パーティー当日までに準備すべき11のこと、

 

・開催日時
・参加人数の確認
・会場予約
・料理ケータリング手配
・運営スタッフの配置
・カメラマン手配
・セレモニーイベントで使う「鐘」の用意
・横断幕、吊り看板、パネル作成
・記念品準備
・映像作成
・席次表、席札、進行表、台本作成など

 

についてそれぞれ解説していきます。
 

1.開催日時

まずは開催日時を決定します。
上場記念パーティーは上場した当日に行う企業がほとんどですが、当日は東証で開催されるセレモニーなどもあり、企業の代表者や役員は朝から分刻みのスケジュールをこなす必要があります。
そのため上場記念パーティーを後日に設定しておき、あらためてしっかりと時間を設けてパーティーを開催するのも一案です。
 

2.参加人数の確認

上場記念パーティーは社員のみならず、日頃お世話になっている取引先やパートナー企業の役員を招くことも少なくありません。
したがって事前に社員やゲストを含めた参加人数の確認を確実に行いましょう。
 

3.会場予約

参加人数に合わせた会場を手配します。
会場選びは人数にもよりますが、ホテルのホールや多目的施設などといった大きめの会場をレンタルすると、上場記念にふさわしい特別感を演出しやすくなります。
 

4.料理ケータリング手配

上場という記念すべき日のコミュニケーションに食事は欠かせません。
数十人から数百人以上の規模となると準備も大変になるため、料理宅配サービスやケータリングといったサービスを利用すると準備も楽でおすすめです。
 

5.運営スタッフの人員配置

司会、受付、誘導係など運営スタッフについての人員配置を考えます。
「自社のスタッフでまかなうことが難しい」「パーティー当日は担当を割り当てず、社員のみんなに気兼ねなく楽しんでもらいたい」といった場合、外注でスタッフを派遣することも検討しましょう。
 

6.カメラマン手配

自社のスタッフに当日のカメラマンを任せるのもよいですが、可能であればプロのカメラマンに依頼することをおすすめします。
プロのカメラマンに依頼することで写真のクオリティに期待がもてるのはもちろんのこと、社員全員が業務から離れて気兼ねなくパーティーに参加できるといったメリットがあります。
またカメラマンとは別に映像撮影をするビデオスタッフもあわせて手配しておくと、当日の様子をいつでも見返せる思い出となるためおすすめです。
 

7.セレモニーイベントで使う「鐘」の用意

上場記念パーティーでのセレモニーイベントは、ぜひとも押さえておきたいポイントです。
上場の記念に「鐘」を鳴らすことは社会人としての憧れであり、上場した実感を大きく味わえる貴重な経験となるはずです。
「鐘」のモニュメントは弊社オージャストでもレンタルすることができますので、打鐘を通じて社員全員で上場した喜びを分かち合ってみてはいかがでしょうか。
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8.横断幕、吊り看板、パネル作成

社名のロゴや上場記念の文字をあしらった、横断幕、吊り看板、パネルなどを用意します。
気持ちを込めて自作したいものは内製するのもよいですし、手間とコストを天秤にかけて外注に任せるのもよいでしょう。
 

9.記念品準備

上場記念パーティーで配布する記念品を手配します。
記念品といえどもいろんなものがありますので、選定や見積もりに時間がかかるものです。
納品までの期間も考慮し、発注物はなるべく早く発注できるようにしましょう。
 

10.映像作成

当日に会場のスクリーンで流す映像を作成します。
創業当時から上場までのダイジェストムービーを作成しておき、会社の歴史を振り返ることで「社員全員でがんばって上場できた」という成功体験を共有することができます。
また可能であれば、上場日当日に東証で行われる上場セレモニーの様子を撮影しておき、上場の瞬間に立ち会えなかった社員・ゲストのために上映するのも喜ばれるでしょう。
 

11.席次表、席札、進行表、台本作成など

当日の運営に必要な紙の資料などの作成・事務作業を行います。
席次表、席札、進行表、台本作成など、用意すべき項目は多岐にわたります。
またゲストへの連絡なども早めに行い、余裕をもって当日までの準備を行えるように心がけましょう。
 

まとめ

上場記念パーティーまでに準備すべき11のチェックリストを紹介しました。
上場承認から上場当日までの期間は約1ヶ月と非常に限られており、準備すべき項目もじつにたくさんあることが理解いただけたかと思います。
「上場記念パーティーの準備まで手が回らない」「上場記念パーティーを失敗なく開催したい」とお困りの方は、上場記念パーティーを手伝ってくれるイベント会社に任せると安心です。

 

上場記念パーティはオージャストにお任せください！

上場決定からのパーティ準備は、日常業務もある中、約１ヶ月という限られた時間で進めなければなりません。たった一度きりの大切な記念です。時間がないからと諦めず、この喜びを社員の皆様と共有しましょう！
 
株式会社オージャストは多数の上場記念パーティ実績があり、ノウハウがございます。
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上場専門スタッフが２名体制で撮影に入ります。
数々の上場撮影を行ってきたスタッフなので、当日の進行スケジュールはもちろん、必要な撮影カット、移動導線を把握しており、記念日となる一日を漏れなく撮影いたします。
撮り直しができない大切な瞬間を逃さず映像に収め、当日参加できなかった関係者の方と当日の感動を共有できる動画に編集いたします。
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