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コロナ禍でもできる!オンライン社内イベントの作り方

2021-05-06

コロナ禍でもできる!オンライン社内イベントの作り方

2021-05-06

オンライン社内イベントとリアルイベントの違いはオンラインかオフラインかという点ですが、それによってイベントの作り方が変わってきます。リアルイベントをそのままオンラインにすればオンライン社内イベントとして成立するわけではないので、オンラインで社内イベントや社内レクを行う場合には相応の作り方を把握することが重要になってきます。

 

今回はそのポイントをお伝えしますので、参考にしてください。

 

オンライン社内イベントとリアルイベントとの相違点について

 

オンライン社内イベントとリアルイベントは一長一短で、1回あたりの効果はやはりリアルイベントの方が圧倒的です。どれだけオンライン社内イベントに力を入れても、リアルイベントほどの臨場感や説得力は生まれません。

 

しかし、オンライン社内イベントなら低コストで複数回行うことで、1回あたりの効果の低さをカバーすることができます。リアルイベントはたしかに1回でオンライン社内イベントよりも効果がありますが、それでも1回だけの開催ですべての目的が達成されるわけではありません。

 

いずれにしても複数回行うことになるので、オンライン社内イベントを繰り返す方法にもメリットがあります。1回あたりの時間を短くしても、回数を重ねることで集中力高くかつ効果を高めることができるのです。

均等に伝える内容は映像でもOK

 

オンライン社内イベントでは、均等に伝える内容は映像を活用することができます。またメリットとしては、「ダイジェストと本編をつくることができる」ことが挙げられます。

 

例えば全社員でそれぞれの事業部の方針について発表するときなどは、ダイジェストの映像を流します。そして本編は自分が所属する事業部や興味のある人が後で見る方式をとることで、イベント時間を有効活用できます。

リアルイベントでは最初から最後まで通さなければならないので、これはオンラインイベントならではの最大の長所です。このようにオンラインイベントはあらかじめ作った映像を有効活用することで、労力を削減しつつ目的達成の効果を高めることができるのです。

 

 

 

開催人数は少ないほど良い!?

 

オンラインイベントでは空間の雰囲気や空気感を把握するのがなかなか難しいため、大人数でコミュニケーションをとるメリットはあまりありません。単純に、人数が多いと誰が発言すべきかがわからなくなったり、それぞれが自由に発言すると音が混ざって収集が付かなくなるといったデメリットもあります。

 

全員に対する発表など一方向のコンテンツで全員の顔が見えるような演出を行えば、それ以外はブレイクアウトルームなどを活用して少人数でコミュニケーションをとる場をたくさんつくることもできます。日常的な業務上以外のコミュニケーションを活性化する目的を達成できるわけです。

 

どうしても多くの人にオンライン社内イベントを実施したい場合は、グループを分けて複数回開催するという選択肢もあります。映像を使いまわせる部分はリユースすることで、開催回数が増えても負担を少なくできます。

 

一度に大人数にアプローチできない点は、オンラインイベントの意外なデメリットと言えるでしょう。

 

コミュニケーションはブレイクアウトルームなどを活用して4人くらいがベスト

 

4名以上の人数でコミュニケーションをとると、一方的に聞いている人が出てきてしまいます。4名以上で行うときは「テーマ」を決めて、一人ずつ発言してもらうなど、全員の意見を集めるようなコミュニケーションの取り方がいいでしょう。

 

リアルイベントだと非言語コミュニケーションもあるので会話の間などを感覚的に使えますが、オンラインイベントだと他の人が発言するタイミングなどをはかるのが困難です。そのため、あらかじめ発言する人やタイミングを決めておくことでオンラインでもコミュニケーションがスムーズになります。

少人数で開催するときは、「レポートライン」「他部署交流」などテーマを決めてメンバー編成を

 

少人数で行うことで、社内のコミュニケーション効果を高めることができます。しかし、どんなメンバーでどのようなテーマを話すかは会社として戦略的に組み立てるのがいいでしょう。

 

戦略の伝達という意味ではレポートラインでのコミュニケーションはこれまで以上に頻繁に行う必要があります。また時々「他部署」同士のコミュニケーションをつくり、部署間の風通しを良くするということも効果的です。

 

自社の組織課題を考えながら、上記の視点でメンバー編成やテーマを組み立てます。オンラインイベントだとなんとなく気軽に開催してしまいがちですが、実はリアルイベント以上にトークをまとめるのが難しい面があります。

 

あらかじめテーマを決めておかないと雑談で終わるだけでなく、そもそも雑談すら成立しない可能性もあるのです。リアルイベントと同じくらいか、それ以上に準備が重要になります。

 

ただしオンラインイベントは会場設営が不要、映像を使いまわせるといったメリットもあります。リアルイベントに必要な準備がなくなった分、企画や当日話す流れを念入りに考えておくとオンラインイベントが成功しやすくなります。

 

オンラインイベントはぜひご相談ください!

 

弊社オージャストでは、近年のコロナ情勢でも行えるイベントを多数サポートしています。

 

オンラインイベントを実施するのは意外と難しいので、ぜひ一度ご連絡ください。

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